O e-mail passou a fazer parte do nosso dia a dia, e cada vez mais usuários estão utilizando esta ferramenta para diferentes funções. Graças aos emails podemos trocar informações diferentes com os nossos contactos. Também temos a possibilidade com o Gmail de salvar nossos e-mails no Drive, e assim ter acesso a esses dados também da nuvem. As informações que armazenamos nesses tipos de lugares devem ser muito seguras, portanto, ser claro sobre como você pode redefinir a senha no Gmail é um aspecto fundamental.
O Gmail não é mais apenas uma ferramenta básica de e-mail, mas suas funções foram muito mais longe. Graças à nossa conta no aplicativo, poderemos procurar por nosso dispositivo Android perdido, por exemplo, ou ter vários endereços de e-mail com a mesma conta.
Além dessas e de muitas outras ferramentas, as funções do mail são perfeitamente cumpridas, oferecendo facilidade de uso aos usuários. No campo da empresa, é muito utilizado para poder contactar clientes, colegas, etc. O problema surge quando, por algum motivo, vamos ficar ausentes por um determinado período de tempo, mas não queremos que nossos e-mails fiquem totalmente autônomos. Uma vez que outra pessoa as responde não é uma opção, devemos encontrar outra solução.
Ao gerir uma conta de email, é natural que em algum momento seja necessário criar algum tipo de resposta automática indicando aos remetentes que estaremos ausentes ou que poderão ser fornecidos determinados tipos de dados, isto é muito útil visto que se o remetente não sabe que estamos ausentes, seja por doença, férias, treinamentos, etc. O problema é que continuarão a enviar-nos emails e alguns deles podem ser de carácter urgente, sendo necessária uma resposta nossa para que, neste tipo de situações, as respostas automáticas se tornem o melhor aliado.
Solvetic irá explicar como criar uma resposta automática no Gmail de uma forma prática.
1. Como configurar o autoresponder do Gmail para o computador
Passo 1
Para iniciar o processo de configuração da resposta automática no Gmail, acessamos nossa conta a partir do seguinte link:
Passo 2
Assim que acessarmos lá, clique no ícone de configuração que tem uma forma de engrenagem logo abaixo de nossa conta:
etapa 3
Ao clicar neste ícone, selecionamos a linha Configuração e na janela exibida, iremos para a guia Configuração Avançada e lá localizaremos a seção Respostas padrão (modelos) e veremos que está desabilitada por padrão:
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Passo 4
Prosseguimos então para ativar a caixa Ativar para que esta funcionalidade seja ativada no Gmail. Clique no botão Salvar alterações para que esta configuração seja aplicada.
2. Como usar respostas padrão no Gmail
Passo 1
Agora, quando escrevermos uma nova mensagem de e-mail, clique no ícone com três pontos verticais localizado no lado inferior direito e lá encontramos a opção Respostas armazenadas:
Passo 2
Para criar uma nova resposta, clique na linha Nova resposta armazenada e na janela pop-up inseriremos o texto desejado. Clique em OK para salvar as alterações.
etapa 3
Dessa forma, quando acessarmos a opção de resposta Armazenada novamente, veremos as respostas que criamos:
Encontramos três seções sombreadas, são elas:
InserirAdicione a resposta selecionada
GuardaPermite que você edite e aplique alterações à resposta selecionada
RemoverExclua a resposta selecionada
Passo 4
Se clicarmos na resposta padrão no campo Excluir, a seguinte mensagem será exibida. Clicamos em Aceitar e a resposta padrão será eliminada.
3. Como habilitar respostas padrão em respostas automáticas do Gmail
Passo 1
Este tipo de resposta padrão pode ser convertido em uma resposta automática do Gmail para simplificar certas ações no e-mail, se for o caso, voltamos para Configurações e desta vez vamos para a seção Filtros e endereços bloqueados e lá clicamos em a linha Criar um novo filtro localizada na parte inferior:
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Passo 2
Na janela apresentada adicionaremos os critérios de resposta automática onde é possível definir remetentes, assuntos, palavras-chave, etc:
etapa 3
Uma vez definido, clicamos na linha Criar filtro e na janela exibida ativamos a caixa Enviar resposta armazenada e ao lado selecionamos a resposta desejada:
Passo 4
Clique no botão Criar filtro e veremos que o filtro será criado corretamente. Assim, sempre que for recebido um e-mail com os critérios indicados, será enviada a resposta padrão.
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4. Como configurar a resposta automática do Gmail no celular
Passo 1
Se quisermos configurar esta função do nosso celular, primeiro vamos abrir nossa conta do gmail. Depois de aberto, temos que clicar no ícone das três linhas. Nesse menu, clique no símbolo de reemissão dentada. Nesse momento, um menu será exibido. É aqui que aparece a opção "Resposta automática" que devemos selecionar
Passo 2
Uma vez selecionado, podemos configurar nossa mensagem com as mesmas opções que vimos na seção anterior, (dia de início e término, assunto, mensagem, exclusividade para amigos)
Uma vez configurada esta opção para nosso e-mail, devemos esclarecer qualquer dúvida que possa surgir. Caso a mesma pessoa nos envie mais de uma mensagem, nossa mensagem automática será encaminhada automaticamente apenas uma vez. Quatro dias depois, essa função será reativada para essa pessoa e, caso ela volte a nos escrever, o autoresponder será enviado novamente.
Graças a esta função do Gmail, será possível simplificar determinadas ações de resposta a emails para otimizar melhor o nosso tempo. Caso o seu gerente não seja o Gmail, lembre-se de que você também tem a possibilidade de ativar a resposta automática no Outlook e no e-mail para Mac.
