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A comunicação com outras pessoas pela tela é cada vez mais frequente. Seja a tela do computador, do tablet ou do smartphone.É verdade que é uma forma rápida e fácil de fazê-lo, mas às vezes, o mau hábito de escrever de forma não tão correta ou informal no chat ou outros meios, pode nos pregar uma peça se o texto que queremos escrever tem um caráter mais profissional.
Quando temos que enviar um email sério, todos gostamos de ser compreendidos e a nossa mensagem clara.
Além disso, a nossa forma de escrever diz muito sobre nós e por isso procuramos, principalmente quando a nossa mensagem tem um destinatário profissional, ser o mais correcto e adequado possível.
Por isso, vou dar uma série de dicas, para que seus e-mails não contenham erros.
Regras básicas ao escrever um e-mail
Seja correto em sua saudação
Uma das partes mais importantes ao escrever um e-mail é como começamos a conversa. Devemos sempre começar com uma saudação, para que a primeira impressão seja boa
Devemos saber diferenciar a quem se destina o e-mail e que tipo de saudação usar em cada caso.
No caso de trocarmos vários emails sobre o mesmo assunto, com a mesma pessoa, não é necessário dizer olá constantemente.
Um bom título é importante
O e-mail consiste em várias partes: título, saudação, corpo e assinatura.
Atribuímos grande importância ao título, pois é a primeira coisa que nosso destinatário verá. Quer dizer, é como uma espécie de apresentação. No título refletimos em poucas palavras qual é o conteúdo da nossa escrita, portanto, deve ser claro e fornecer ao destinatário informações suficientes sobre a importância da nossa mensagem.
Ser conciso é uma virtude
Quando enviamos um e-mail devemos ser o mais específicos possível. Queremos dar informações de forma rápida e fácil, e é assim que o destinatário as vê.
É por isso que devemos ser claros com nossas mensagens e não exagerar com coisas desnecessárias.
Ninguém gosta de perder muito tempo lendo um e-mail, se a mensagem puder ser resumida em poucas palavras, recomenda-se que assim seja, economizará tempo para ambas as partes.
Evite letras maiúsculas
Se usarmos letras maiúsculas ao escrever na Internet, estamos refletindo que nossa mensagem está sendo gritada.
Capitalizar na Internet significa gritar. Não creio que seja essa a nossa intenção num email, e muito menos se for algo profissional.
Portanto, lembre-se, se você não quiser causar uma má impressão, não escreva nada em letras maiúsculas em seus e-mails.
Cuidado com a grafia
Ao escrever, a ortografia é um ponto muito importante.
Cada vez mais estamos acostumados a escrever informalmente com nossos amigos, usando abreviações etc.
Lembre-se de que usar bem os sinais de pontuação e respeitar as regras de ortografia estará oferecendo uma boa imagem de você. Isso reflete que você dedicou o tempo necessário para escrever o texto e deu a ele a importância que ele merece, já que sua aparência é importante para você.
Use texto simples
Tente escrever o seu e-mail em texto simples, porque se o fizer em HTML, alguns utilizadores podem não conseguir ler a sua mensagem, uma vez que nem todos os serviços de e-mail aceitam este tipo de mensagem.
Certifique-se, desta forma, de que a mensagem pode ser vista corretamente por todos os destinatários usando texto simples.
Cuidado com destinatários de cópia oculta
Ao escrever um e-mail e selecionar a opção de cópia oculta, o destinatário verá que você o enviou com essa opção.
Dependendo de quais casos, é aconselhável não usar esta opção, pois pode levar a mal-entendidos ao refletir essas informações sobre nós.
É fundamental estar atento
Quando recebemos um e-mail, devemos estar atentos a tudo o que ele contém.
Pode conter perguntas. Em caso afirmativo, devemos estar atentos para poder responder a tudo o que nos for pedido, sem nos esquecermos de dar qualquer informação que nos seja pedida.
Nós também podemos fornecer as possíveis perguntas que eles vão nos fazer e oferecer as informações com antecedência.
Deixe sua assinatura
É importante que no final do seu email apareçam todos os dados necessários que gostaríamos que os receptos soubessem sobre nós.
Isso pode incluir todas as informações que consideramos pertinentes.
Caso façamos isso de nosso iPhone, não se esqueça de remover a assinatura padrão
Verifique sua mensagem antes de enviá-la
É o último ponto, mas não menos importante, pois revisar nossa mensagem antes de enviá-la pode evitar muitos erros.
Há sempre algo que não gostamos como foi escrito, algum acento que esquecemos de colocar, alguma palavra que sobra ou está faltando….
Portanto, reserve um minuto para revisar o que escreveu e não se arrependa depois de enviado.
