Um dos clientes de e-mail mais usados é Outlook 2016 graças às suas características e funcionalidades que o tornam único para todo o processo de correio, reuniões, calendário, etc.
Da mesma forma que mantemos um backup ou backup dos nossos arquivos, o ideal é que façamos backup dos e-mails mais delicados e isso é conseguido graças ao arquivamento que no Outlook 2016 nos permite criar esse backup em uma nova pasta chamada Archive.pst para mais tarde ter acesso a ele.
A Solvetic irá analisar as várias opções disponíveis no Outlook 2016 para realizar um arquivamento seguro.
1. Arquivar e-mails no Outlook 2016 usando a opção AutoArquivar
Passo 1
Para usar este método, vamos para a guia Arquivo e lá selecionamos a linha Opções:
Passo 2
Na janela exibida, vamos para a linha Avançado e clique no botão Configurações de AutoArquivar localizado na seção Auto-arquivo:
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etapa 3
A seguinte janela será exibida onde por padrão a opção "Executar arquivo automático a cada" está inativo, procedemos para ativá-lo e veremos as várias opções:
Passo 4
Lá podemos definir valores como:
- Período de tempo em que o arquivamento será executado.
- Exibe uma mensagem antes da execução.
- Defina o caminho onde o arquivo pst será hospedado.
- Exclua elementos com um tempo definido.
Uma vez configuradas essas opções, clique em Aceitar e assim o arquivo de e-mail será criado automaticamente.
Etapa 5
Os períodos definidos pela opção de arquivamento automático no Outlook 2016 são:
- Caixa de entrada, calendários, rascunhos, notas: 6 meses.
- Caixa de saída: 3 meses.
- Itens enviados, itens excluídos: 2 meses.
- Contatos: eles não são arquivados automaticamente.
2. Arquive e-mails no Outlook 2016 manualmente no Outlook 2016
Esta opção é prática quando queremos arquivar determinados e-mails ou pastas do Outlook 2016.
Passo 1
Para usar este processo, vamos para a guia Arquivo e exibimos as opções de Ferramentas onde iremos selecionar a opção Limpe os itens antigos:
Passo 2
A seguinte janela será exibida onde devemos selecionar as pastas para arquivar:
etapa 3
Lá podemos estabelecer quais e-mails serão arquivados antes de uma data especial, definir uma nova rota para o e-mail e, se desejarmos, ativar a caixa Incluir itens com a caixa de seleção "Não arquivar automaticamente" ativada para forçar o arquivamento. Clique em OK para aplicar as alterações. Podemos ver o arquivo pst criado no caminho indicado:
Passo 4
No momento em que queremos abrir este arquivo pst para ver o seu conteúdo, devemos ir para a guia Arquivo e na janela exibida selecione a opção Abra e exporte:
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Etapa 5
Lá nós selecionamos a opção Abra o arquivo de dados do Outlook e na janela exibida, selecione o arquivo pst. Clicamos em Aceitar e desta forma os emails serão copiados.
Desta forma podemos arquivar nossos emails no Outlook 2016 e sempre ter a sua disponibilidade.
