As plataformas de mensagens de e-mail ganham força a cada dia, graças às suas características e funcionalidades que permitem que o gerenciamento de e-mails, calendários e contatos todos os dias seja muito mais centralizado. É normal que recebamos uma quantidade considerável de e-mails em nossa caixa de entrada, ou em outros locais, e se não realizarmos um processo de limpeza com frequência, podemos enfrentar uma saturação de e-mails que pode ter um impacto negativo no comportamento de e-mails.
Algumas plataformas de e-mail atuais são capazes de excluir automaticamente as mensagens de e-mail mais antigas hospedadas no e-mail, levando em consideração determinados valores, como remetentes ou tempo para vê-los recebidos.
O Gmail é uma das plataformas de e-mail mais utilizadas, que é oferecida pelo Google, pior dentro de suas funções, embora tenhamos filtros embutidos, esses filtros só funcionam em novos e-mails recebidos, mas não podem ser aplicados a e-mails antigos, portanto, devemos encontrar uma forma de criar uma regra ou filtros para excluir e-mails que estão no Gmail por mais tempo do que o necessário, já que sem dúvida esses e-mails não serão úteis.
Para otimizar essas tarefas de limpeza do Gmail, temos uma extensão gratuita chamada Email Studio que foi desenvolvida para otimizar e poder executar muito mais tarefas no Gmail, além das predefinidas, permitindo assim um controle muito melhor sobre todos os e-mails recebidos e existentes .
FerramentasCom Email Studio teremos à nossa disposição ferramentas úteis para:
- Envie e-mails em datas posteriores
- Ser capaz de enviar respostas automáticas inteligentes
- Realizar encaminhamento de e-mail para outro destinatário
- Clonar rascunhos do Gmail
- Exclua e-mails automaticamente com base em determinados critérios e muito mais.
Passo 1
Para instalar esta extensão, podemos acessar o seguinte link:
Acessando este link, veremos o seguinte:
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Passo 2
Lá, clicamos no botão Instalar e a seguinte mensagem será exibida:
etapa 3
Lá, clicamos na linha Continuar para concluir o processo de instalação deste add-on no Gmail.
Passo 4
Com esta extensão instalada, podemos prosseguir para configurar a exclusão automática de e-mails no Gmail.
Configuração de exclusão automática de e-mails no Gmail.
FiltrosAo usar o plugin Email Studio, especificamente a opção de eliminação de e-mail (Email Clean Up), será possível aplicar certos filtros, como:
- Exclua todos os e-mails que foram recebidos há mais de um mês e que, por sua vez, vêm de remetentes específicos ou estão em uma pasta específica, como a caixa de entrada
- Arquivar e marcar como lidos todos os e-mails na pasta da caixa de entrada com mais de 3 meses
- Exclua permanentemente todos os e-mails da pasta de lixo e spam do Gmail após 2 dias. Lembre-se de que, por padrão, o Gmail só exclui spam e lixo após 30 dias de sua presença
- Defina a tag de "acompanhamento" para todos os e-mails em destaque após uma semana ou um mês do recebimento.
Esta ferramenta de purga automática possui um assinante de e-mail com o qual será possível remover facilmente nosso endereço de e-mail de listas de spam e outros e-mails em massa, algo muito comum hoje em dia.
Etapa 5
Para habilitar esta opção no Gmail, será necessário abrir um e-mail localizado na caixa de entrada para habilitar a opção Email Studio no lado direito:
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Etapa 6
Lá, clicamos na opção Limpeza de e-mail e o seguinte será exibido:
Etapa 7
Clicamos na linha Adicionar nova regra para criar nossa regra de eliminação e ao selecionar esta opção veremos o seguinte:
Etapa 8
Como podemos ver, a Limpeza de Emails faz uso de uma série de condições e ações para aplicar a eliminação de emails.
No nível das condições, encontramos fatores como:
Escolha o rótuloEsta opção nos permite selecionar o local de onde os e-mails serão removidos, aí encontramos opções como caixa de entrada, spam, lixo, etc.
RecebidoNesta seção podemos definir o intervalo de tempo que os emails devem cumprir para serem eliminados, lá temos de 1 dia a 6 anos
Etapa 9
Nos campos De definiremos, se necessário, o remetente do email, e no campo Assunto definiremos o assunto do email se quisermos excluir emails específicos.
ObservaçãoDentro dessas opções, é possível usar operadores de pesquisa avançados do Gmail, como newer_than ou contains: attachment ou maior_than, de modo que esses parâmetros correspondam exatamente às mensagens do Gmail a serem arquivadas, excluídas ou movidas para outra pasta.
Na seção de ações, localizada na parte inferior, podemos ativar as seguintes caixas:
Arquive-oArquivamos os e-mails definidos
marcar como LidoNós marcamos os e-mails selecionados como lidos
ComeçarAbrimos os e-mails selecionados
Cancelar inscrição da listaPermite-nos deixar uma lista de mailing na qual estamos inscritos
Mover para lixeiraMova os e-mails para a lixeira
Apagar permanentementeExcluir e-mails permanentemente
Etapa 10
Além disso, será possível aplicar um rótulo na opção Escolher rótulo localizada na parte inferior.
Etapa 11
Se quisermos excluir os e-mails, podemos selecionar a opção Mover para a lixeira e depois esvaziar a lixeira ou selecionar a opção Excluir permanentemente. Uma vez definido isso, clicamos no botão Salvar localizado na parte inferior e esta tarefa será executada automaticamente a cada hora, tomando os critérios de um cron job, e ficará encarregada de realizar a ação especificada nos e-mails que correspondam ao condição que definimos.
Ao salvar a ação podemos vê-la no painel lateral e aí será possível editar, executar ou deletar:
Etapa 12
Ao executar esta ação, veremos um resumo dos e-mails que foram excluídos, caso contrário, veremos que não houve correspondência com os critérios definidos:
Etapa 13
Caso contrário, veremos o número de e-mails que foram processados:
Simples assim, Email Studio é uma alternativa útil e prática para remover centenas ou milhares de e-mails de nossa conta do Gmail que estão ocupando espaço desnecessariamente e, assim, gerenciar nosso e-mail muito melhor.
