Google é uma plataforma que dá a seus milhões de usuários várias alternativas para trabalhar de forma completa, muitas opções de gerenciamento e controle, o Google é muito mais que um navegador chamado Google Chrome, mas temos ferramentas integradas, sendo o Google forms uma delas. Esses formulários são uma ferramenta útil para todo o processo de criação de pesquisas e questionários online. Os envios de formulários são armazenados automaticamente no Planilhas Google, com o qual será possível posteriormente analisar cada resposta inserida, pois os formulários podem receber milhares de respostas.
Quando um usuário envia sua resposta por meio do formulário do Google, uma linha é adicionada automaticamente à planilha do Google de destino com todas as respostas inseridas, algo que nos ajudará a armazenar automaticamente todas as respostas que os usuários fornecem e que podemos gerar em um final documento. Embora esses dados de resposta sejam armazenados em linhas em um documento Excel, hoje veremos como armazená-los em um PDF. A Solvetic explicará como fazer isso no Formulários Google.
Neste caso iremos criar um arquivo PDF, mas será possível criar documentos Word, planilhas Excel, slides PowerPoint, ePub e muitas outras opções.
1. Acesse formulários do Google e crie PDF
Passo 1
O primeiro passo é acessar os formulários do Google e para isso devemos fazer o login no seguinte link:
Passo 2
Uma vez lá, clique no botão "Novo" e selecione a seguinte rota:
- Mais
- Formulários Google
- Formulário em branco
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etapa 3
O seguinte será exibido:
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Passo 4
Aí introduzimos o nome “Solvetic Survey” e no primeiro campo definimos a opção “Your name”, aí podemos definir esta secção como uma resposta curta. Agora clicamos no botão "Duplicar" e chamaremos o próximo campo de "Seu e-mail" com o tipo Resposta curta:
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Etapa 5
Novamente duplicamos esta opção e na próxima criaremos um campo chamado "Licença", este terá a opção de "Checkboxes" e podemos adicionar um pequeno texto para identificação:
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Etapa 6
Para adicionar a descrição da licença, clique no ícone inferior e lá selecionamos a opção "Descrição":
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Etapa 7
No campo exibido, inseriremos o texto desejado:
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Etapa 8
Se desejarmos, para temas de design, podemos clicar no ícone de temas localizado na parte superior e a seguinte barra lateral será exibida:
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Etapa 9
Lá podemos selecionar qualquer uma das opções padrão ou clicar no sinal + e definir um tema personalizado de cores ou imagens:
Etapa 10
Uma vez selecionada a opção desejada, clique no botão "Selecionar" para aplicar as alterações e poderemos ver, neste caso em cima, o novo aspecto do formulário:
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Etapa 11
Agora, vamos para a guia "Respostas" e veremos o seguinte:
Etapa 12
Aí clicamos na linha "Selecione o destino da resposta" e será apresentado o seguinte:
Etapa 13
Ativamos a caixa "Criar uma nova planilha" e podemos ver que nosso formulário está selecionado. Clique em "Criar" para prosseguir com a ação e seremos redirecionados para a seguinte página:
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Etapa 14
Agora, iremos ao menu principal do Drive e lá clicamos no botão "Novo" e desta vez selecionamos a opção "Documentos Google / De um modelo":
Etapa 15
Na janela exibida, selecionaremos o modelo desejado:
Etapa 16
Assim que clicarmos nele, ele será aplicado automaticamente com um pré-formato estabelecido:
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Etapa 17
Lá, vamos mudar o nome da empresa e fazer as seguintes alterações:
- Na linha de data, inserimos {{Timestamp}}
- Na seção de saudação, adicionamos o texto desejado próximo à variável {{Seu nome}}
Etapa 18
Podemos atribuir o nome desejado a este arquivo diretamente do canto superior esquerdo. Uma vez definido isso, acessamos o arquivo de planilha que foi criado, onde existem as seguintes colunas básicas:
- Timestamp (registrará a data e hora das respostas)
- Seu nome (nome da pessoa que preencheu o formulário)
- Seu e-mail (o e-mail inserido será registrado lá)
- Acordo (lá será indicado se o termo da licença foi aceito ou não)
2. Gerenciar formulários do Google automaticamente
Passo 1
Para que os formulários do Google possam ser gerenciados automaticamente, existe um plugin chamado Document Studio que pode ser instalado gratuitamente no seguinte link:
https://chrome.google.com/webstore/detail/document-studio/nhgeilcelhkmajkfgmgldbinmgjjajlb 'class =' bbc_url 'title =' Link externo 'rel =' nofollow externo '>
Passo 2
Uma vez instalado, na planilha, iremos ao menu "Plugins" e lá selecionamos "Document Studio / Open":
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etapa 3
Ao fazer isso, a seguinte barra lateral será exibida:
Passo 4
Primeiramente, clicamos na opção “Document Merge” e ali clicamos no botão “Change” e na janela pop-up selecionamos o documento Google que criamos com as variáveis:
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Etapa 5
Clique em "Selecionar" para aplicar as alterações e veremos o seguinte:
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Etapa 6
Se clicarmos no campo "Marcadores" podemos ver as variáveis do referido documento:
Etapa 7
No campo "Nome do arquivo mesclado" inserimos o texto desejado junto com a variável {{Seu nome}}. No campo "Formato de exportação" definiremos Adobe PDF.
Etapa 8
A próxima etapa é ir para a seção “Mail Marge with Gmail” e pressionar o botão “Send Emails” para exibir a seguinte janela pop-up:
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Etapa 9
Aí clicamos nas opções do campo "Inserir Campo Margem" e será apresentado o seguinte:
Etapa 10
Selecionamos a opção "Seu nome" e se desejarmos podemos personalizar o fundo do e-mail e adicionar um texto no corpo da mensagem:
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Etapa 11
Agora, clique no campo “Send Email To” e lá selecionamos a opção “Your email”:
Etapa 12
Mais tarde, inserimos um e-mail específico e um assunto para os e-mails a serem enviados:
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Etapa 13
Depois de definido, clique no botão "Salvar" para salvar as alterações. Agora, vamos para a seção "Upload to Google Drive" e lá será possível selecionar a pasta onde ficarão os templates criados:
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Etapa 14
Podemos adicionar uma subpasta com a sintaxe \ {{Seu nome}}:
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Etapa 15
Alternativamente, será possível compartilhar esses modelos na seção "Permissões de compartilhamento de arquivos":
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Etapa 16
Por fim, na seção “Concluir e mesclar”, podemos estabelecer alguns parâmetros de configuração, se necessário:
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Etapa 17
Agora, para testar se tudo funciona conforme o esperado, podemos ir ao resultado do formulário onde inseriremos os dados necessários:
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Etapa 18
Ao clicar no botão "Enviar" receberemos a confirmação de que a resposta foi enviada corretamente:
Etapa 19
A função básica deste tutorial é que os dados que foram registrados automaticamente serão armazenados no arquivo de planilha vinculada. Com isso, será possível ter um controle muito mais direto sobre cada uma das respostas que os usuários indicarem.
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Desta forma, graças aos formulários Google e ao plugin Document Studio, será muito mais simples integrar esses aspectos quando se trata de criar e gerenciar formulários, independentemente do tipo de dados que eles requerem.
