Como fazer backup no SharePoint Online

A maneira mais simples que podemos implementar como usuários ou administradores para preservar a integridade e disponibilidade de informações, especialmente dados relevantes ou críticos, é executar backups com frequência, pois um erro de software ou hardware pode ocorrer a qualquer momento afetando este tipo de informação. Se isso for potencialmente sensível, pode ter um impacto negativo em toda a execução corporativa.

O SharePoint Online e o OneDrive para empresas são dois dos aplicativos mais versáteis desenvolvidos pela Microsoft que hospedam dados essenciais para a execução ideal de tarefas, enquanto o OneDrive atua como uma plataforma em nuvem, o SharePoint Online nos oferece uma gama de elementos como modelos, fluxos, dados , esquemas e mais, que atuam automaticamente para gerar resultados de acordo com a configuração criada. Portanto, se algum erro tiver um impacto negativo na operação deles, as cópias de backup são vitais para evitar afetar os processos normais, uma vez que haverá versões mais recentes dos dados de backup.

A Solvetic explicará como podemos criar uma cópia de backup do SharePoint Online e, assim, ter certeza de que as informações estarão protegidas e disponíveis.

Algo a ter em mente é que tanto o Office 365 quanto o SharePoint integram uma opção de backup nativo como muitos aplicativos fazem, mas no SharePoint temos a opção de uma política de retenção que nos permite reter ou excluir automaticamente certos elementos dependendo do caso.

Esta política pode ser aplicada globalmente a todo o conteúdo do SharePoint ou apenas a sites selecionados. Quando implementamos esta política, uma biblioteca de retenção de retenção será criada, na qual o conteúdo excluído será hospedado por um determinado período de tempo para que esteja disponível se precisarmos acessá-lo.

Opções de segurançaExistem algumas opções de segurança que devemos levar em consideração ao usar este método:

• Todas as cópias serão armazenadas no mesmo local físico.

• Eles dependem dos serviços da Microsoft.

• Eles ficarão visíveis apenas para administradores de conjuntos de sites do SharePoint.

• Devemos ter uma assinatura ativa do SharePoint Online.

A arquitetura de backup e os processos de recuperação integrados ao SharePoint anexam backups e recuperação de farms de servidores, backups e recuperação de um banco de dados de conteúdo não anexado.

Vantagens de backupNo nível de negócios, existem vários ambientes onde o backup é mais do que essencial para os processos de continuidade, alguns deles são:

• Recuperação de conteúdo excluído acidentalmente que não esteja protegido pela lixeira ou pelo controle de versão.

• Recuperação de uma falha inesperada de hardware ou software.

• Movimento de dados entre instalações ou de uma atualização de hardware ou software.

Agora veremos alguns métodos para criar um backup do SharePoint Online. Lembre-se que o SharePoint Online foi criado com a finalidade de armazenar, organizar e compartilhar informações usando todos os tipos de dispositivos usando um navegador da web como Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome ou Firefox de forma abrangente.

Agora, há infinitos recursos e benefícios em usar o SharePoint Online, tornando o backup uma tarefa obrigatória.

Características e benefícios

• Podemos gerar informações e conectar usuários através de intranets e portais de onde será possível compartilhar recursos e aplicações.

• Será possível usar o compartilhamento de dados e colaboração com mais usuários.

• Possui inteligência incorporada para resultados mais específicos.

• Temos até 25 TB de espaço de armazenamento de arquivos por conjunto de sites ou grupo.

• Será possível organizar e gerenciar o conteúdo por meio de bibliotecas e listas com metadados, gerenciamento de registros e políticas de retenção.

• Ele permite que você compartilhe arquivos e conteúdo com segurança com pessoas dentro e fora da organização.

• Temos acesso a intranets, sites de equipe e conteúdo usando o aplicativo móvel SharePoint para Android, iOS e os aplicativos móveis OneDrive para Android, iOS e Windows.

• Automatize processos de negócios usando alertas e fluxos de trabalho.

Lembre-se que além da versão online, existe a possibilidade de baixar o SharePoint no seu celular para que você possa desfrutar de todos os seus benefícios diretamente do seu Smartphone. No vídeo a seguir você pode ver como baixar o App e começar a usá-lo.

1. Como criar backup usando aplicativos de terceiros do SharePoint

Esta é uma das opções mais utilizadas para criar backups do SharePoint Online, até porque não será possível realizar o processo nativamente.

Na rede encontramos vários aplicativos, todos com períodos de avaliação que variam de 15 a 30 dias, mas são capazes de criar backups completos ou incrementais de caixas de correio e pastas públicas do Office 365, bem como do SharePoint Online e OneDrive para Sites de negócios.

CaracteristicasNa maioria desses aplicativos, encontramos recursos como:

• Backup de caixas de correio do Office 365.

• Backup do SharePoint Online e do OneDrive for Business.

• Backup de pasta pública do Office 365.

• Backup dos dados do equipamento.

• Migração de dados do SharePoint Online e OneDrive for Business.

• Backup incremental.

• Segurança de dados de caixa de correio e pasta pública.

• Backup em nuvem e armazenamento de VM (máquinas virtuais)

• Faça backup sob demanda ou programe backups automáticos

• Gerenciamento centralizado.

• Recuperação granular e muitos outros recursos.

Cabe a nós selecionar aquele que melhor se adapta às necessidades atuais de recuperação.

2. Criar backup online do SharePoint usando o Microsoft Contact Center

Este é um método pelo qual podemos entrar em contato com o suporte da Microsoft para nos dar a opção de restaurar o conjunto de sites onde as bibliotecas afetadas estão hospedadas, devemos ter em mente que a Microsoft executa uma cópia de backup (não frequente) dos sites do SharePoint e quando você peça-lhes esta cópia para restaurar as informações, é muito provável que faltem dados uma vez que, ao contrário de nós, eles podem fazer esta cópia todos os meses ou a cada 15 dias.

Se quisermos entrar em contato com o suporte da Microsoft, podemos fazê-lo no seguinte link:

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Aí clicamos no botão Ajuda e depois na opção Obter suporte técnico.

Aspectos a considerarAlguns aspectos a serem lembrados com este método de contato com a Microsoft:

• A Microsoft oferece suporte a Imagens a cada 12 horas e cada uma dessas imagens estará disponível por 14 dias.

• Só é possível, a restauração completa do acervo de Sites.

• A restauração utiliza a mesma URL, ou seja, a imagem do conjunto de sites que será ativado, o que indica que todos os dados que estão hospedados atualmente na URL serão perdidos.

• Só poderemos restaurar todo o site do conjunto de sites.

3. Como migrar manualmente itens do SharePoint

Esse método pode demorar para ser concluído e, portanto, pode se tornar monótono, pois envolve a migração manual de sites e bibliotecas do SharePoint Online. Essa técnica é conhecida como Offboarding, ou seja, é a capacidade de mover dados do Office 365 para caminhos de arquivos compartilhados ou para um computador local.

Como arquivar o conteúdo da biblioteca de documentos do SharePoint OnlineAs bibliotecas de documentos do SharePoint Online geralmente contêm vários tipos de arquivos, e o SharePoint mantém informações sobre cada arquivo que o SharePoint armazena, mas muitas dessas informações não são preservadas quando os arquivos são baixados, informações que não são incluídas quando um arquivo é baixado, são:

• Informações de fluxo de trabalho

• Versão informação

• Modelos

• Permissões de acesso a arquivos

• Propriedades do documento

Passo 1
Para usar este método vamos ao SharePoint Online e lá acessamos a biblioteca onde se encontram as informações a serem copiadas:

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Passo 2
Clicamos na opção Visualizar e compartilhar arquivos e na janela seguinte selecionamos os arquivos a serem movidos ou copiados e clicamos no botão Copiar para localizado na parte superior:

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etapa 3
O seguinte será exibido. Lá, podemos clicar na linha Outros sites e selecionar uma pasta no computador local.

4. Como arquivar listas do SharePoint Online

Para arquivar o conteúdo da (s) biblioteca (s) de documentos do SharePoint Online, será necessário estabelecer uma conexão com os sites do SharePoint Online de nossa empresa e o usuário que arquivar o conteúdo da lista do SharePoint deve ter o Excel instalado a partir da versão 2010 em diante à frente.

Listas do SharePointOs seguintes tipos de listas do SharePoint Online podem ser vinculados ao Outlook:

• Calendário

• Contatos (editar)

• Trabalho de casa

• Bibliotecas de Documentos

• Discussão

Passo 1
Para realizar este método, acessamos as listas do SharePoint e no topo veremos o botão Exportar para Excel:

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Passo 2
Ao clicar aqui, devemos definir o caminho e o nome a ser atribuído ao arquivo Excel. Isso criará um backup manual das listas do SharePoint Online.

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5. Como restaurar conjuntos de sites, subsites e bibliotecas da Lixeira do SharePoint

É normal que por algum motivo tenhamos eliminado objetos como sites, listas, etc., estes permanecerão no lixo por um período de 30 dias a partir da data em que foram eliminados, para que quando o acordo de nível de serviço (SLA) terminar de 30 dias, os dados na Lixeira serão excluídos sem opções de restauração manual.

Para restaurar um objeto do SharePoint através deste método, iremos para a seção Lixeira e lá selecionaremos os arquivos a serem recuperados e clicaremos na opção Restaurar:

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ObservaçãoPara itens individuais, o tempo máximo de recuperação será de 90 dias e temos mais 14 dias após a exclusão da Lixeira para poder enviar um tíquete de serviço à Microsoft para restaurar os dados excluídos, mas esses dados devem ser originados de um dos backups A Microsoft executa duas vezes por dia no SharePoint.

Assim, as opções gerais para criar um backup ou restaurar elementos do SharePoint são variadas, por isso devemos analisar quais arquivos ou atributos devem ser copiados para tomar as medidas necessárias.