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Porém, devemos ter cuidado ao implementar este tipo de ferramentas dentro de nossa organização, pois um passo em falso ou ações incorretas podem gerar um sentimento de desconfiança em nossos funcionários e no final acabar recebendo tudo o que estávamos evitando.Vejamos algumas das principais questões que devemos nos perguntar quando estamos prestes a implementar um sistema de monitoramento de funcionários.
Esta é a primeira questão e é a mais importante de todas, devemos saber exatamente o que queremos ao implementar este tipo de medidas dentro da nossa empresa, pois pode ser que necessitemos evitar o vazamento de informações ou descobrir ameaças internas.
Talvez já tenhamos ocorrido uma quebra de segurança e a administração nos tenha pressionado a tomar alguma providência, seja qual for o caso, devemos saber muito bem quais são os resultados que devemos produzir antes de nos engajarmos em uma implementação desse tipo de sistema.
Essa outra questão também é muito importante, devemos ter em mente que monitorar os funcionários e suas comunicações pode ser Penalizado por lei em muitas partes como uma invasão de privacidade, é por isso que devemos entender se nossa política de uso permite que o funcionário saiba que ele pode sofrer o escrutínio de suas comunicações dentro do ambiente de trabalho.
Mas não é só o aspecto legal, uma política de uso também nos dá a oportunidade de tomar medidas se o funcionário deixá-lo, por exemplo, se nossa política de uso proíbe o envio por e-mail para endereços externos de material da empresa e detectamos um vazamento dessa forma, e temos um motivo para monitorar a mídia. O importante é fazer cumprir a política e não deixá-la como algo que não é usado ou lido.
Devemos conhecer e informar o funcionário do limite de monitoramento, não queremos que se torne um elemento que faça com que o funcionário busque por todos os meios bloquear nosso sistema de monitoramento.
Também não podemos guardar segredo, cada membro da nossa equipe deve saber que está sob o escrutínio da empresa para que saiba que não pode divulgar informações que não deseja que sejam lidas por terceiros.
Devemos desenvolver um tabela de penalidade de acordo com o tipo de violação de nossas políticas, mas acima de tudo isso deve ser tornado público, para que os funcionários não sejam pegos de surpresa em caso de demissão ou ação judicial, caso alguém seja declarado culpado da violação de segurança.
O importante neste caso é manter a proporcionalidade das penas, não podemos dar a mesma severidade a quem vaza informação e a quem cometeu uma pequena violação das políticas.
Ao vermos se podemos responder a essas perguntas, podemos implementar um sistema que não apenas melhore nossa segurança interna, mas também dê ao funcionário a confiança de que não estamos invadindo sua privacidade.
