O Excel 2016 nos oferece uma série de possibilidades para gerenciar corretamente os dados ali hospedados por meio de tabelas, funções e fórmulas. Uma das principais alternativas que o Excel 2016 nos oferece é a possibilidade de compartilhar o documento com outras pessoas para edição, pois isso aumenta a capacidade de desenho e gerenciamento dos dados armazenados.
É por isso que desta vez o Solvetic traz algumas dicas para fazer antes de compartilhar uma planilha no Excel 2016.
1. Atualizar informações do documento
Ao gerenciar uma planilha Excel 2016 à qual outros usuários tenham acesso, o ideal é saber se eles fizeram algum tipo de alteração sem serem informados.
Quando vamos ao menu "Arquivo", podemos ver todos os detalhes da folha selecionada, como tamanho, título, rótulos, autor, data de criação, data de modificação e muito mais. Tendo essas informações, é fácil determinar se um usuário fez alguma alteração, uma vez que aparecerá quem e quando ele as fez.
2. Crie um backup antes de compartilhar
Esta etapa é essencial, uma vez que as alterações feitas e salvas, não podem ser restauradas e qualquer alteração pode, sem dúvida, afetar o projeto, a gestão ou o controle sobre os dados da planilha.
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3. Verifique se há páginas ocultas
Passo 1
Às vezes, escondemos planilhas no Excel 2016 para evitar a edição de dados confidenciais ou para tarefas administrativas.
Se quisermos verificar se a planilha atual possui planilhas ocultas vá ao menu "Iniciar", grupo "Células" e lá selecionamos a opção "Formatar" / "Ocultar e mostrar" / "Mostrar planilha"
Passo 2
Isso abrirá uma nova janela onde veremos o nome da (s) planilha (s) oculta (s) no Excel 2016. Clique em "OK" e a dita planilha ficará visível novamente.
4. Definir permissões de edição de planilhas
É importante deixar claro quais usuários têm a capacidade de acessar o arquivo e quais permissões eles têm dentro dele, uma vez que algum usuário com permissão de edição pode fazer qualquer tipo de alteração nele.
No Excel 2016, podemos estabelecer dois tipos de permissões:
- Pode editar: permite que o usuário selecionado tenha acesso total à página
- Pode ver: Com esta opção, o usuário só poderá ver o conteúdo da planilha, mas sem a capacidade de editá-lo.
Para verificar quem tem acesso à planilha e quais os tipos de permissões que possui, clique no botão "Compartilhar" localizado à direita e ali serão exibidas as informações com o respectivo tipo de permissão.
Como podemos ver, são passos simples, mas nos permitem administrar adequadamente as planilhas a serem editadas.
