As actuais plataformas de mensagens oferecem-nos múltiplas soluções para realizar uma correcta administração não só dos emails mas de outros elementos como contactos, reuniões, calendário e muito mais.
Precisamente a propósito de reuniões e calendários, é importante ter uma solução que nos permita avisar todos os contactos sobre um determinado acontecimento como a nossa ausência, uma mensagem importante ou um lembrete.
Para isso, a resposta automática foi desenvolvida nessas plataformas para que quando um usuário nos enviar um e-mail receba uma notificação indicando que não estamos disponíveis em um determinado período de tempo e hoje aprenderemos como criar este tipo de resposta ambos no Outlook como no aplicativo Mail integrado ao Windows 10.
1. Crie uma resposta automática no aplicativo Windows 10 Mail
Passo 1
Para realizar este processo no Mail, clique no ícone de engrenagem localizado na parte inferior do aplicativo e selecione a linha "Respostas automáticas" no lado direito:
Passo 2
Ao selecionar esta linha, a seguinte janela será exibida onde configuraremos o seguinte.
- Podemos selecionar a caixa "Enviar resposta apenas aos meus contatos" para evitar que seja enviada para as centenas de e-mails de resposta automática que recebemos com frequência.
- Ative a opção "Enviar respostas automáticas"
- Insira a mensagem a ser exibida no campo "Dentro da minha organização"
Passo 2
Vemos o seguinte, temos duas opções:
- Dentro da minha organização: esta seção envia apenas a resposta automática aos usuários do domínio.
- Fora da minha organização: esta opção nos permite enviar a resposta a todos os usuários.
2. Crie uma resposta automática no Outlook 2016
Esta opção se aplica à versão do Outlook na web, mas não ao aplicativo integrado ao pacote Office 2016 ou anterior.
Passo 1
Para isso podemos fazer o login no seguinte link:
Passo 2
Assim que entrarmos, clique no ícone de engrenagem localizado ao lado de nossa conta e nas opções exibidas selecionamos "Respostas automáticas":
etapa 3
Ao selecionar esta opção, podemos configurar o seguinte:
- Ative a caixa "Enviar respostas automáticas".
- Ative a caixa “Enviar respostas somente neste horário” e defina a data e o intervalo de tempo em que as respostas serão enviadas aos usuários.
- Digite sua mensagem
Passo 4
Podemos notar que adicionalmente podemos realizar tarefas como bloquear o calendário para que não seja agendado neste intervalo de tempo, rejeitar convites, enviar uma resposta apenas a determinados contactos ou a todos em geral.
Uma vez definidos esses pontos, clique em OK para salvar as alterações.
Agora, quando recebermos um novo e-mail, o remetente receberá a resposta automática conforme configurada:
Vimos como é possível estabelecer este tipo de resposta para fornecer informações aos utilizadores nos momentos de nossa ausência.
