A Microsoft desenvolveu a suite Office com várias aplicações focadas no trabalho diário de cada utilizador e por isso cada uma tem um design especial, desta forma, para utilizadores que manuseiam grandes quantidades de dados, o Excel é a solução ideal, para quem deve realizar apresentações em PowerPoint é seu aliado, assim como o Word para todos os tópicos de arquivo.
Um dos aplicativos que faz parte do pacote Office, mas que não é instalado por padrão, é o SharePoint, que podemos obter por meio de vários planos de pagamento.
O que é o SharePoint?O SharePoint foi desenhado com uma abordagem corporativa para a criação de sites, através da implementação do SharePoint, será possível utilizá-lo como um local seguro e central onde podemos armazenar, organizar ou compartilhar informações usando diferentes dispositivos para acessar informações através de um navegador web como Microsoft Edge, Chrome ou Firefox.
Tarefas no SharePointAlgumas das tarefas que podemos realizar no SharePoint são:
- Carregue arquivos para a biblioteca de documentos do SharePoint para acessá-los de qualquer lugar ou dispositivo.
- Trabalhe com outros usuários no mesmo documento e simultaneamente em tempo real.
- Abra um documento em uma biblioteca de documentos.
- Compartilhe documentos com mais usuários.
- Crie um site de equipe.
- Compartilhe sites diferentes.
- Adicionando uma lista ou biblioteca ao seu site de equipe e muitas outras ações.
- Uma das tarefas executadas com mais frequência no SharePoint é a criação de fluxos de trabalho.
Aqui, explicamos as etapas para criar fluxos de trabalho no SharePoint2021-2022 online. Deixamos também este vídeo tutorial como um complemento para poder criar uma equipe ou uma página de comunicação no SharePoint Online.
1. O que é um fluxo de trabalho no SharePoint Online
Workflows de SharePoint foram criados para dar aos usuários a possibilidade de colaborar em documentos e a partir daí gerenciar tarefas de projeto, o que facilita a implementação de processos específicos em documentos, arquivos ou elementos de um site SharePoint. Dessa forma, o fluxo de trabalho atua como um conjunto de tarefas automatizadas de documentos e itens, usando uma sequência de ações ou tarefas relacionadas a um processo de negócios.
Este por sua vez está associado a uma lógica de negócio que forma um conjunto de instruções onde são dadas indicações e são controladas todas as ações que podem afetar o documento ou o elemento integrado no workflow. Um fluxo de trabalho nos dá soluções como:
- Redução de custos.
- Melhorias na hora de coordenar os processos de negócios.
- Visualize, edite ou reatribua uma tarefa de fluxo de trabalho a um ou mais usuários.
Usos para SharePointUm site do SharePoint é composto de vários fluxos de trabalho que foram projetados para atuar em vários cenários de negócios comuns:
- Coletar feedback: com este fluxo, você redireciona um documento ou item a um grupo de pessoas a fim de localizá-los e enviar seus comentários.
- Aprovação: por meio desse fluxo, o documento ou item é disponibilizado para aprovação de um grupo de pessoas.
- Coletar assinaturas: este fluxo encaminha um documento do Microsoft Office a um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais.
- Três estados: É um workflow especial, pois pode ser implementado para processos de administração onde é necessário acompanhar um ou mais volumes de questões ou elementos, por exemplo, incidentes de assistência técnica, campanhas de vendas, etc.
- Aprovação de publicação: é um fluxo idêntico ao de aprovação, pois automatiza o envio de conteúdo a usuários especialistas para revisão e aprovação.
Opções de SharePointA disponibilidade de um fluxo está associada à localização do site e dependendo de onde for adicionado, algumas opções são:
- Se um fluxo for adicionado a um tipo de conteúdo de lista, esse fluxo só será habilitado para itens desse mesmo tipo de conteúdo na lista ou biblioteca associada.
- Se um fluxo for adicionado diretamente a uma lista ou biblioteca, ele só estará disponível para itens dessa lista ou biblioteca no SharePoint
- Se adicionarmos um fluxo a um tipo de conteúdo de site, ele só estará disponível para todos os elementos desse tipo de conteúdo nas listas e bibliotecas onde uma instância com esse conteúdo foi adicionada.
- Caso desejemos que um fluxo de trabalho esteja disponível em todas as listas ou bibliotecas de um site, devemos criar um fluxo de site.
Como criar fluxo de trabalho no SharePointAgora veremos como criar um fluxo de trabalho no SharePoint.
Quando você cria um fluxo de trabalho no SharePoint, o Microsoft Flow é integrado para configurar fluxos de trabalho para listas e bibliotecas na plataforma do SharePoint Online e no OneDrive for Business.
O Microsoft Flow foi desenvolvido para automatizar tarefas entre o SharePoint e outros Office 365, bem como serviços de terceiros para receber notificações, sincronizar arquivos, coletar dados e mais tarefas. O plano do SharePoint pode ser adquirido no link a seguir. Lá selecionamos a opção que melhor se adapta às nossas necessidades.
2. Crie um fluxo de trabalho no SharePoint Online
Passo 1
Para iniciar esse processo, acessaremos o link a seguir e inseriremos as credenciais que foram criadas ao adquirir o plano do SharePoint Online:
Passo 2
Veremos o seguinte:
etapa 3
Lá selecionamos "SharePoint" e seremos redirecionados para a seguinte janela:
Passo 4
Aí será necessário criar um site para poder aplicar o workflow, para isso clicamos no botão "Criar um site" e veremos o seguinte:
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Etapa 5
Lá definimos o tipo de site a ser criado, neste caso selecionamos "Site do grupo" e na janela seguinte definimos o nome e as configurações de privacidade do mesmo:
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Etapa 6
Clique em Avançar e será possível adicionar mais proprietários, clique em Concluir para criar o site:
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Etapa 7
A seguir, vamos criar uma nova lista, para isso clicamos no botão Novo e lá selecionamos Lista:
Etapa 8
Na próxima janela, atribuímos um nome e uma descrição da lista:
Etapa 9
Clique em Criar para finalizar a criação da nossa lista e seremos redirecionados para esta janela onde veremos as opções da lista criada:
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Etapa 10
Aí, no topo da lista ou biblioteca que criamos, devemos clicar na opção “Fluxo” e a seguir na opção “Criar um fluxo”:
Etapa 11
Ao clicar aqui, a seguinte barra lateral será exibida com vários modelos a serem usados no fluxo a ser criado. Podemos clicar na linha "Ver fluxos" para acessar mais opções.
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ObservaçãoPodemos selecionar os modelos de fluxo de ação personalizados localizados na parte inferior da lista para criar um fluxo do zero e de acordo com nossos requisitos.
Etapa 12
Neste caso, selecionamos o template “Send an email” e seremos redirecionados para a seguinte janela onde veremos o assistente do Microsoft Flow:
Etapa 13
Lá, clicamos no botão "Introdução" para aceitar os termos da licença e acessar o Microsoft Flow.
ObservaçãoOs serviços do Office 365, como o SharePoint e o Outlook, cuidam automaticamente da criação das conexões.
Etapa 14
Veremos o seguinte:
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Etapa 15
Com base no fluxo selecionado, as opções serão exibidas, clique no botão "Criar fluxo" para iniciar o processo de configuração. Outra alternativa que temos é ir até a seção "Templates" e a partir daí acessar todas as opções disponíveis:
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Etapa 16
Lá podemos clicar no modelo desejado para o fluxo no SharePoint Online:
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Etapa 17
Depois que o fluxo de trabalho é criado, podemos ir para a seção "Meus fluxos" para ver seus detalhes:
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Etapa 18
Em alguns modelos, será necessário aplicar algum tipo de ação sobre eles, por exemplo, selecionamos o modelo “Envie-me minha localização por correio”. Depois de iniciar o processo de criação do fluxo, a primeira etapa a ser executada é conhecida como gatilho, que determinará a maneira como o fluxo deve ser iniciado:
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Etapa 19
Neste caso inserimos um email no campo “Enviar email” e a seguir clicamos em “Novo passo” e podemos definir a ação a realizar. Lembre-se de que o workflow realizará essas ações automaticamente de acordo com os critérios que indicamos.
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Etapa 20
Um ponto favorável do SharePoint é que será possível verificar a integridade do fluxo, para isso clicamos na opção "Verificador de fluxo" e poderemos visualizar tanto os erros quanto os avisos:
Etapa 21
Agora, para validar se o fluxo está funcionando corretamente, clicamos no botão "Executar" e será mostrado o seguinte:
Etapa 22
Lá vemos o tipo de template selecionado, bem como a ação a ser executada, clicamos em "Continuar" e veremos algumas opções adicionais:
Etapa 23
Clique em “Executar fluxo” para realizar os testes e o resultado será o seguinte:
Etapa 24
Se desejarmos, podemos clicar na linha "Ver atividade de execução do fluxo" para acessar o histórico do fluxo selecionado:
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Etapa 25
Agora, este template é o responsável por enviar nossa localização para o endereço de e-mail, portanto, no endereço que indicamos veremos o seguinte:
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3. Opções de fluxo de trabalho no SharePoint Online
Passo 1
Ao selecionar um fluxo criado, podemos clicar no ícone "Mais" e aí realizar ações como:
- Execute o fluxo selecionado
- Compartilhe com outros usuários
- Crie uma cópia
- Exportar
- Armazene-o como um modelo
- Analise isso
- Remova
Passo 2
Como podemos ver, cada opção é completa e prática. Algo a ter em mente é fundamental para acompanhar as notificações, é a opção de utilizar nosso dispositivo móvel para receber notificações ou editar alguns parâmetros, para isso podemos baixar o aplicativo Microsoft Flow nos links a seguir. Depois de baixado e instalado, devemos configurar a conta associada ao SharePoint para receber notificações.
Com o fluxo de trabalho do SharePoint integrado ao Microsoft Flow, temos várias opções de administração e controle sobre aspectos relevantes da colaboração em grupo e cada site ou biblioteca criada.
