Quando trabalhamos com nosso computador, geralmente criamos e recebemos arquivos diferentes para gerenciarmos nossos dados. O Microsoft Excel é sem dúvida uma das melhores opções para trabalhar com arquivos com grandes quantidades de dados e representá-los de forma ordenada e completa graças às suas funções, fórmulas e utilitários integrados. Não há dúvida de que o Excel oferece grandes possibilidades na hora de gerenciar esse tipo de conteúdo.
É por isso que talvez em certas ocasiões queiramos que algum outro usuário seja capaz de nos dar uma mão no gerenciamento de dados ou porque alguns arquivos exigem que sejam trabalhados por diferentes usuários simultaneamente ou em momentos diferentes, como os criados e administradores do arquivo . Nesses casos, é ideal saber quem fez a alteração para ter um controle preciso sobre ela.
É por isso que a seguir vamos explicar como usar um arquivo Excel para que ele possa ser usado simultaneamente por diferentes usuários.
Como criar um arquivo compartilhado no Excel 2016 / 2021-2022
Passo 1
A primeira coisa será inserir alguns dados na planilha e depois iremos ao menu Arquivo. Clicamos em "Opções"
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Passo 2
Na janela exibida vamos para a seção "Barra de ferramentas de acesso rápido" e na parte superior selecionamos "Todos os comandos", no painel central colocamos o comando chamado "Compartilhar livro (herdado)":
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etapa 3
Clicamos em "Adicionar" e veremos que este comando é adicionado ao acesso rápido. Clicamos em OK para salvar as alterações.
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Passo 4
Agora, na planilha, podemos ver a opção para Compartilhar livro (herdado) na parte superior:
Etapa 5
Clicamos lá e veremos o seguinte. São as alterações que foram feitas, neste caso pelo usuário atual com data e hora, ativamos a caixa "Usar o novo recurso de livros compartilhados em vez da nova experiência de coautoria"
Etapa 6
A coautoria no Excel permite que outros usuários tenham autoridade sobre o arquivo atual:
Etapa 7
Uma vez ativado, clicamos em Aceitar e prosseguimos para salvar o livro:
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Etapa 8
Depois de salvo, veremos o seguinte. Clicamos em "Agora não".
Etapa 9
Agora vamos para a pasta onde salvamos a pasta de trabalho do Excel, clicamos com o botão direito sobre ela e selecionamos "Propriedades":
Etapa 10
Na janela exibida iremos para a aba "Uso compartilhado" onde veremos o seguinte. Clicamos em "Compartilhar"
Etapa 11
Na janela pop-up, selecionamos "Todos", adicionamos e concedemos permissões de leitura e gravação:
Etapa 12
Clicamos no botão "Partilhar" e veremos o percurso atribuído para o efeito. Clicamos em Concluído e fechamos a janela anterior.
Etapa 13
Acessamos a pasta e abrimos novamente o arquivo Excel que configuramos, no topo podemos ver que a legenda “Foi compartilhado” é:
Etapa 14
Agora acessamos outro computador e podemos acessar o arquivo do Excel usando dois métodos:
- Em Executar, insira o caminho da pasta compartilhada
- Da rede no File Explorer
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Etapa 15
No computador de destino, abrimos o arquivo Excel e editamos o que queremos nele:
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Etapa 16
Salvamos as alterações no arquivo, vamos para o arquivo fonte do Excel e clicamos em Salvar e podemos ver que as alterações remotas são aplicadas e uma mensagem é exibida com o aviso:
Etapa 17
Aceitamos a mensagem e veremos a nova edição:
Etapa 18
É possível clicar no comando "Compartilhar livro (legado)" para revisar o histórico de alterações:
Desta forma, aprendemos a compartilhar uma pasta de trabalho no Excel e a gerenciar quem faz alterações nela.
